提升文字材料写作水平的若干思考

提升基层文秘人员综合文字材料写作水平的若干思考

综合文字材料写作是地税系统办公室工作的重要职责,是服务政务的主要形式,提高综合文字材料质量是发挥其以文辅政作用的基本要求,也是提升地税机关运转效能、展示地税机关良好形象的重要因素。基层县市地税机关进一步提高综合文字材料质量,必须结合基层县市局实际情况,制定合理的工作机制,加强业务培训,加大日常工作的督导力度,通过开展新颖的活动提高文秘人员对文字工作的积极性,进而提高综合材料写作质量,更好地发挥办公室工作以文辅政的参谋助手作用。

一、巴州地税基层文秘人员现状

(一)文秘人员对其职位的认识

1.对文秘职位的性质存在误解。秘书是指从事办公室程序性工作,协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。在基层县市局办公室人员紧缺,秘书兼任岗位较多,并把大量时间用于事务性工作,没有体现为领导提供决策的作用,久而久之形成了“重事务,轻政务”现象,致使后续进入办公室的年轻秘书人员对秘书职位性质理解为端茶倒水,机械性地处理公文和信函,简单起草有关文件、信件等;安排会议,重会场布置,轻会议记录,偏重公务接待和后勤事务处理,轻视综合文字材料的写作。

2.对文秘岗位的职责模糊不清。目前,巴州地税各基层县市局文秘人员大多身兼多岗,部分基层县市局未设立人事科和监察科,把人事监察工作一并纳入办公室管理,由于人手不足,这部分工作往往落在文秘人员身上,有的单位文秘人员甚至还承担会计或出纳等财务岗位的工作。由于多数文秘人员身兼多职,造成其对岗位的职责模糊,不能准确的把握秘书工作的重点,忙于其他事务,忽略了综合文字材料的写作,在向地方政府和上级机关报送的各类材料中,不能全面反映本局税收工作开展情况,为领导提供参谋决策的价值不高。

(二)巴州地税基层文秘队伍现状

1.性别差异情况。巴州地税系统八县一市一区,共有秘书10人,其中男性6人,女性4人,男女比例3:2,性别比例差异不大,更能促进全系统秘书工作的开展。

2.年龄结构情况。在县市局秘书队伍中,25岁以下的秘书人员4人;26-29岁秘书人员3人;30-35岁秘书人员3人;整个文秘队伍全部为35岁以下的青年,队伍呈现年轻化,且充满活力。

3.工龄结构情况。在县市局秘书队伍中,从事秘书工作3年及以下的秘书人员9人;4-8年工龄的1人;8年以上为0人;秘书人员中从事秘书工作5年以下的占90%,秘书队伍整体资历较浅,缺乏政务管理和文字写作经验。

4.学历结构情况。全系统秘书人员10人,全部为本科学历,综合素质高,学习接受能力强,思维活跃。

5.政治素质较高。全州系统秘书人员中共党员7人,团员3人。其中5人兼任办公室主任或副主任一职,秘书人员整体政治素质较高。

6.秘书岗位稳定。从秘书队伍的现状来看,全州地税近两年全部进行了机构改革和干部双向选择,新一代文秘人员队伍已经建立,文秘岗位人员相对稳定。

(三)文秘队伍存在的问题

1.学习主动性不强。地税系统工作对秘书素质的要求不仅局限于对其文字功底和文字素养的要求,还要求文秘人员熟练掌握基层地税机关的税收业务工作,通过撰写工作报告、信息、调研论文等综合材料,客观反映税收工作,服务税收大局。在基层地税机关,文秘人员忙于办公室工作的同时,往往忽略了对税收知识的学习,学习主动性不强,在撰写综合材料过程中缺乏税收业务知识、缺少理论素材,思路不明确,条理不清晰,不能切入重点,极大地制约了其文字材料写作水平的提高。

2.业务素质存在差异。从巴州地税系统文秘人员的专业看,所学专业为财务财会类的5人;专业为经济类的2人;专业为汉语言文学类2人,专业为税务类的1人,大都未接受过系统的文字写作方面的理论教育,因此,文秘人员在综合材料写作和组织协调上,因能力不足,往往表现出种种不适应,法律、经济、税收等方面的知识欠缺,常常影响基层县市局的政务工作。

3.学习培训效果不理想。为进一步提高基层县市局办公室人员的业务水平,州局举办了各类培训班,在培训过程中,多数文秘人员以放假的心态参加培训,浪费了时间和培训资源,曲解了培训目的,培训效果不甚理想。

二、巴州地税系统基层县市局综合材料写作现状

(一)常见几种综合材料写作

在基层县市局经常撰写的综合材料多为上行文,最常用的是报告、讲话稿、计划和总结。

(二)写作困惑和难点

1.框架结构把握不准确。撰写材料时应用心琢磨领导的意图、思维方向、关注重点等。通过文字表述,充分体现领导意图,想方设法把领导的思想完整表述出来。然而,有部分文秘人员,尤其是刚从事写作的年轻干部,与领导沟通不及时,撰写综合材料时常常断章取义、随心所欲,甚至“另起炉灶”,综合材料建架结构的思想方向不正确,从而曲解了领导的意图。

2.素材收集困难。一是不善于积累素材,积累素材是为了更好利用素材,由于部分文秘人员学习主动性不强,在日常工作中对领导的讲话精神没有深入领会,对区局、州局下发公文中重要的思想、观点、做法和事例没有记录和思考,在撰写综合材料时无法入手,立意不深刻。二是业务科室提供的资料可用性不强。各业务科室报送的素材常常存在税收工作信息不全面、数据不准确的情况,给文秘人员撰写材料带来困难。

3.材料形式不规范。综合材料具有严肃性、权威性,往往也代表着一个单位的形象,其一字一句都有规范的标准,基层县市局对综合材料的写作要求掌握不全面,综合材料中语气不和谐、措辞不当、句式错误、口语化严重,影响了综合材料的严肃性,未能在单位汇报税收工作、开展工作交流活动等工作中发挥有效作用。

三、提升基层文秘人员综合文字材料写作水平的几点建议

(一)努力提高自身综合素质

1.提高政策水平。努力学习政策理论,尤其是税收政策、税zd规,掌握税收基本常识;多读党报党刊、政报政刊、人民日报、光明日报等报刊以及税务总局,区局、州局和地方政府的文件,了解国家各类政策,提炼其思想观点,提高自身政策水平和总结能力。

2.多读经典公文和学习古汉语。阅读经典公文学习其材料的组织,结构布局和文字表达,运用到综合材料中,使材料简明扼要,观点明确;学习古汉语,掌握汉语基本的语法、用词、修饰等语言结构,提高语言素养,为撰写综合材料打下语言基础。

(二)进一步完善工作机制

基层县市局要进一步完善办公室岗位设置,合理分配文秘岗位的工作职责,大力创新秘书工作机制,优化秘书办公软环境,加大科部门合作力度,增强秘书的协调能力。要建立健全必要的知情参与机制。在日常工作中,应尽可能多地让文秘人员参与到机关的重要活动中去,列席有关会议,多方面、多渠道地了解掌握本单位整体工作的有关情况。各部门应根据需要,将工作范围内的有关情况以动态信息的形式定期、不定期地向办公室报送,办公室文秘人员则应随时掌握与工作有关的重要信息,以便把握阶段性工作重点,找准文字材料的主攻方向,真正做到有的放矢、成竹在胸。

(三)加强部门沟通

文秘人员要积极主动地搞好撰些综合材料前的沟通交流。在着手进行撰稿前,可采取召开座谈会、主动沟通联系等方式,进一步了解实情,研讨思路,征求意见,寻求对策,力争写出切合实际且富有指导性的材料。在充分酝酿的情况下,还可列出提纲,提出具体要求,交给有关部门提前准备,并及时收集待用,发挥部门应有的积极作用。

(四)提高培训质效

1.文秘人员培训要适当向税收业务培训倾斜。目前,基层县市局的文秘人员队伍中,有70%的秘书没有税收业务工作经验,税收业务知识匮乏,文秘人员的知识结构不利于推动地税机关办公室工作的发展。州局、各县市局在对文秘人员进行培训时,要逐渐加强对税收业务知识的培训,将办公室业务知识与税收业务知识相结合,培养文秘人员综合掌握各方面工作,为撰写综合文字材料打下基础,更好的服务于税收工作。

2.培训实行考试结业制。提高培训质效就要使参训的文秘人员提高认识。培训实行考试结业制,可以进一步紧张参训人员的思想,提高培训期间的自我约束能力,提高培训效率,进一步巩固学习成果,严肃培训纪律,营造良好的培训氛围。

(五)深入调研,丰富素材

文秘人员要经常性地开展调研工作,研究秘书工作的新思路、新方法,通过开展调查研究,掌握第一手资料,提高撰写综合文字材料内容的实质性,使综合文字材料真正发挥其反映工作、研究工作、指导工作、推动工作的作用。要有针对性地开展重点问题调研,围绕当前和一段时期的税收中心工作,根据所要撰写综合文字材料的不同需要,提前拟订调研提纲,务必使调研内容的取向贴近领导关注点,符合文字材料本身的需求。对于调研所取得的资料要进行分析整理,去粗存精,并尽快形成调研成果,以备动手写作时吸收利用。

(六)开展业务比拼活动,营造竞争氛围

基层县市局文秘人员日常工作纷繁复杂,工作枯燥乏味,通过举办业务比拼活动,活跃秘书队伍气氛,提高工作积极性,更有利于进一步激发秘书人员的竞争意识,进而增强综合材料的写作质量。

(七)建立系统内秘书职业资格制度

建立系统内文秘职业资格制度,每年进行资格审查,既可以促进文秘人员公文写作、计算机的操作与运用等,又可以为文秘人员发挥个人的聪明才智提供平台,进一步提高文秘队伍的整体素质,充分调动文秘工作人员的积极性,促使文秘队伍的管理与建设走上规范化的轨道。